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文秘人員管理制度

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  文秘人員管理制度

  財務管理細則

  為有效合理的使用學生活動經費,使財務管理制度化、規范化,特制定此細則。

  一、費用申請細則

  1、經費預算應本著務實、節儉的原則。

  2、記者社內部各部申辦活動,首先必須有詳細可行的活動策劃書,并附活動經費預算表一式三份(社委會一份、秘書處一份、自留一份)。

  3、若活動經費在100元以下,經確認確為有益的可操作性活動,社委會可批準實施,并申請經費予以支持。

  4、若活動經費超過100元,活動確實可行,并預計在我社及其他學生產生較大的良好的效果,經社委會審核后,由社長報黨委宣傳部老師審批,研究決定。

  二、經費使用細則

  1、各項費用專人負責,包括采購物品及其它各項支出,需向供應商索要發票。

  2、經費支出需將明細賬目、每一項支出需注明事由、費用、時間、經手人。

  3、如若活動中有意想不到的額外支出,各部應立即聯系社委,協商解決。

  三、報賬說明

  1、每項活動由負責人收集所有發票交給秘書長統一報賬。

  2、秘書部核實情況后遞交黨委宣傳部報銷 ,并在財務檔案中做好登記。

  6、若各部組織的活動無計劃無預算,活動支出則不予報銷.

  該細則自20xx年4月10日起施行。

  該細則最終解釋權歸華南農業大學校報學生記者社。

  檔案管理制度

  第一章 總則

  第一條 制定目的

  為客觀、全面地反映本社各部門及成員的工作情況,使記者社的制度完善規范,作到真正的有章可循,獎懲分明,保障檔案的安全保管和開發利用特制定本制度。

  第二條 檔案的意義

  記者社檔案是記者社的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字及實物資料,為以后的工作提供必要的參考資料,是記者社至關重要的公共財產。

  第三條 檔案內容

  本制度包括總則、檔案分類制度、檔案管理制度、檔案借閱制度和附則五部分。

  第二章 檔案分類制度

  檔案按內容劃分為:部門檔案、人事檔案、活動檔案、會議檔案、財務檔案、外來資料檔案及記者社相關制度檔案。

  第一條 部門檔案

 ?。ㄒ唬?檔案范圍

  本檔案共五冊(包括社委人事檔案),并按部門劃分。包括各部門職能介紹、成員相關資料(簡介、個人獲獎情況說明等)、成員名單和通訊錄。

 ?。ǘn案建立

  1)本社成員的人事檔案由秘書部成員為其建立,其中的個人履歷等基礎資料由個人及部門填寫。

  2)部門檔案是社委會對各部門日常工作的考核紀錄,作為先進評選、獎勵的主要依據。

  第二條 人事檔案

 ?。ㄒ唬n案范圍

  包括記者社指導老師簡介,社委會簡介及各部門部長、副部長、成員名單。

 ?。ǘn案建立

  記者社指導老師、社委會檔案在每年換屆后由秘書部成員為其建立,其中的個人履歷等基礎資料由個人填寫。

  第三條 活動檔案

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  檔案按內容劃分為:招新活動檔案、換屆活動檔案、外出聯誼交流活動檔案、評報活動檔案。各類檔案包括各相關活動的活動策劃書、活動通知、活動流程、發言稿、活動工作安排表、活動總結、活動成果等相關文件。

 ?。ǘn案建立

  1)記者社各部門在舉辦大型活動后的7天之內,需把本次活動的所有相關文件一并提交,由秘書部存檔。

  2)舉辦大型活動時,攝影部要注意保存各種文字圖像資料,要及時采集活動圖片,及時將照片、相關宣傳稿件存檔,并在秘書部工作人員收集時及時提交。

  第四條 會議檔案

 ?。ㄒ唬?檔案范圍

  會議記錄本、部長例會流程、會議下發資料、發言稿、會議PPT、資料圖片。

 ?。ǘ?檔案建立

  1) 秘書部對每次學生會全體成員會議在會議記錄本上進行記錄,并于會后收集本次會議所有相關資料進行整理存檔。

  2) 社委會例會資料由秘書長進行收集,月末交給檔案管理人員收集存檔。

  第五條 財物檔案

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  活動預算表、活動結算表、學生會財務帳目、發票、學生會集體獲得的獎品、紀念品、文具、展板、條幅、裝飾品等。

 ?。ǘ?檔案建立

  1)各部門舉辦活動前,根據活動計劃書,本著節約務實、具體詳盡的原則編制預算申請,然后交由社委會審核通過,再上報分管老師審核簽字。

  2)發票填寫所購物品、時間要符合實際。背面注明經手人、所購具體物品及時間,做到詳實具體,以便登記入賬。最后主辦部門將預算申請和發票一并交秘書部報銷、存檔。

  3)秘書部專門設立財務賬目本,每月應作賬目整理,并向社委會匯報批示,接受社委會監督。

  4)秘書部為每一件辦公物品都建立檔案,詳細記錄其管理、使用情況。

  第六條 外來資料檔案

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  校各學生組織及外校組織的通訊錄、報刊等外來資料。

 ?。ǘ?檔案建立

  秘書部每次領取資料后,進行資料整理,重要資料備份存檔。

  第七條 記者社制度檔案

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  CI系統、場地借用流程、物資借用辦法、值班制度等相關文檔。

 ?。ǘ?檔案建立

  1)記者社秘書部在學生會內部制度修訂后進行收集,并整理歸檔。

  2)對于上級下發制度文檔進行復印下發各部門,并備份存檔。

  第三章 檔案管理制度

  第一條 檔案管理人

  1)檔案收集與管理總監督人為秘書。秘書部內委任檔案管-理-員,由檔案管-理-員對各個部門進行跟蹤負責。在活動頻繁時可適當在秘書部內成立檔案小組進行一對一跟蹤負責。

  2)檔案管-理-員于各部門舉行大型活動后主動聯系相關部門提交檔案所需文檔,并對檔案的收集進行監督。

  3)各部門應確定一名委員作為檔案收集工作的聯系人,負責收集活動的相關資料。重要文件(包括工作計劃、總結以及某些重要活動的文件資料),各部門信息員除了上交一份文字資料外,還應將文件用WORD形式存入磁盤上交或發到秘書部的郵箱中。

  4)檔案管-理-員負責文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統。堅持平時整理,根據不同種類文件材料的形成特征,合理分類存放,便于利用和歸檔。管-理-員一學期須作一次檔案統計匯報工作,并將本學期的重要文件及活動照片統一錄入磁盤,以便保管及查閱。

  5)歸檔做到排放合理,頁號編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。按歸檔時間在檔案首頁檔案目錄中進行登記,方便檢索。

  6)各部所需收集范圍具體請參見《校報學生記者社檔案》里各部門業已歸檔的資料。除此之外,各部門還可以增加收集對學生會今后工作有參考利用價值的資料。另外,工作計劃書與各大型活動的工作總結也應在收集范圍之內。

  第二條 歸檔時間

  1)各部門的檔案收集工作的聯系人,在活動結束后七天內把相關資料交給檔案管-理-員進行歸檔。

  2)對于年度工作總結、各種年報、成員名冊,應于每個學期末進行歸檔。

  3)每個學期末進行一次全面、徹底的歸檔,各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交秘書部歸檔。

  第三條 歸檔范圍

  按各檔案的檔案范圍進行。

  第四條 檔案格式

  1)各部門上交歸檔文檔統一運用應屆學生會模板,并用A4紙打印后提交。

  2)外來文檔原件歸檔。

  3)每冊檔案首頁為檔案目錄,檔案本每頁張貼頁碼,并要求對更新的文檔內容在檔案目錄進行登記,方便檢索。

  4)每冊檔案側面填寫檔案名稱、冊數。

  第四章 檔案借閱制度

  為了加強本單位檔案管理,搞好各門類檔案的提供利用工作,特制定以下制度:

  第一條 記者社各部門借閱檔案,必須經檔案管理人員同意并在檔案借閱登記表上進行登記,注明借閱人姓名、部門、聯系方式、借閱內容,并記錄歸還時間,是否完整歸還等具體事項。特殊情況需借出的,需經檔案管理人批準,但借出時間不得超過一周,不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續,確保檔案的完整與安全。

  第二條 外單位來人查閱本單位檔案,需經秘書長簽字批準,方可查閱,不得抄錄或借出。

  第三條 對于借閱、借用的檔案,未經允許不得圈畫、涂改、折卷、裁剪、撕毀、抽調、翻印、轉借、公開引用、增刪檔案中的任何材料及文件等。

  第四條 如發現檔案錯漏請及時與檔案管理人員聯系,由檔案管理人員核實后進行修正,不得私自修改。

  第五條 對所有借檔案或經批準復印的材料要妥善保存。違反要及時追查,并追究有關人員的責任。

  第六條 珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

  第五章 附則

  第一條 學生會每年換屆時,以往文件移交下屆成員作為參考,由秘書部成員接管檔案。

  第二條 本制度自頒布之日起施行。

  第三條 其他未盡事宜由秘書部請示社委會后決定。

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